Понятие «сопроводительное письмо» совсем недавно вошло в повседневную жизнь в связи с развитием интернет-технологий. Обычно это короткие письма, которые сопровождают основной документ и содержат дополнительную информацию для получателя. Под руководством опытного HR-менеджера мы разобрались, какие правила для таких писем существуют в бизнес-среде.
Сопроводительные письма читают перед анализом самого резюме, поэтому они играют главную роль в трактовке и восприятии последующей информации. Письмо непременно должно быть составлено грамотно, тогда оно расположит к себе читающего и отвлечет от критического восприятия. Неудачное письмо - повод отправить в мусорную корзину даже идеальное резюме: 36% HR-менеджеров признались, что отказывались от кандидатов из-за некорректных сопроводительных писем.
Практика написания сопроводительных писем больше распространена среди менеджеров высшего и среднего звена. На этих позициях письмо требует и принципиально иного качества исполнения. Давайте рассмотрим основные черты успешных сопроводительных писем.
Сопроводительное письмо содержит в себе:
Приветствие должно быть либо персонализированным, либо обращаться к специалистам конкретного департамента, если имя получателя не известно.
2.1. расскажите, на какую должность вы претендуете, если отправляете резюме на рабочую почту работодателю. На сайт этого делать не нужно;
2.2. объясните, чем вас привлекла эта вакансия: интересный продукт, новые функции или сложные задачи;
2.3. от мотивации плавно переходите к опыту и списку проектов, который не описан в резюме, но полезен для данной вакансии;
2.4. снова напомните о вашей мотивации на позицию. Чем дальше содержание пункта 2.3 от требуемого опыта, тем необходимее пункт 2.4.
Важно помнить, что все пункты, кроме 2.3 - это наработанные клише, созданные успешными кандидатами за многолетнюю практику. Они стандартны, очевидны, уже являются этикетом при общении через сопроводительные письма, не должны превышать одного - двух предложений и пишутся строго с нового абзаца с отступом.
Приведем пример из письма руководителя отдела продаж крупной западной FMCG компании. Оно довольно длинное, но для руководящей должности это вполне допустимо.
«Ирина, добрый день,
пишу вам относительно вакансии «Руководитель отдела продаж канала современной торговли».
Описанные обязанности и цели данной позиции представляются мне чрезвычайно интересными. Меня всегда привлекали сложные и амбициозные проекты.
Хочу сразу заметить, что опыта работы именно с бытовой техникой у меня нет, но в отличие от большинства кандидатов у меня есть следующие сильные стороны:
Мой профессиональный опыт также включает в себя:
В случае взаимного интереса предлагаю созвониться в любое удобное для Вас время.
С уважением,
Алексей Х,
Тел.»
Хотя в большинстве случаев имя получателя неизвестно, очень важно соблюсти персонализированное и обдуманное обращение. Помните, что скопированное шаблонное сопроводительное письмо скорее всего оставит ваше резюме непрочтенным. Возможными обращениями на сайт могут быть: «Уважаемый отдел персонала компании Х», «Уважаемые сотрудники отдела подбора персонала компании Х», «Уважаемый менеджер по подбору персонала компании Х», «Я внимательно изучил позицию Руководитель отдела продаж канала современной торговли и т.д.»
Помните, что сопроводительное письмо должно читаться за 10 секунд. К сожалению, частая практика российской культуры – это вписать в сопроводительное письмо абсолютно все проекты и опыты жизни, которые совсем не имеют отношения к вакансии. Такие письма открывают тотальное непонимание как позиции, так и ее роли в компании.
Постарайтесь написать небольшое, но информативное и полезное письмо только с качественной информацией.
Сопроводительное письмо по стилю должно соответствовать отрасли компании и корпоративной культуре.
Для большинства инжиниринговых, медицинских, банковских, консалтинговых и других работодателей подойдет выдержанный деловой стиль, описанный выше. Он беспроигрышно подходит для 95% вакансий, размещенных в интернете. Его отличает максимально легкая и информативная форма письма: простая структура, терминология, отсутствие громоздких придаточных и сложноподчиненных предложений.
Остальные 5% - области Hi-tech, креатив, IT start-up, частные и небольшие компании c нишевыми продуктами - допускают более свободное и эмоциональное обращение.
Частая ошибка, моментально убивающая интерес читающего - шаблонные письма . Если для вас эта заявка на участие в конкурсе на позицию настолько типична, что вы копируете свое письмо, то и для получателя вы становитесь настолько же типичным кандидатом.
Не дублируйте в сопроводительном письме ваш опыт другими словами . Никто не захочет тратить лишнее время на прочтение одной и той же информации два раза.
Креатив в письме и юмор уместны, если только рассматриваемая компания входит в тот малый процент работодателей, для которых оригинальность и юмор являются частью профессиональной деятельности и соответствует внутренней корпоративной культуре.
Итак, в чем же секрет удачных сопроводительных писем? Они структурированы, небольшие по объему, но крайне емкие, стилизованы под культуру компании и не содержат ошибок. А самое главное - такие сопроводительные письма фокусируются на интересах компании, а не на персональном интересе кандидата. Покажите, что вы знаете, в чем нуждается компания и как ей помочь.
Откликаясь на одну из вакансий в поисках работы, вы удвоите свои шансы получить должность, если составите не только аккуратное и подробное резюме, но и приложите к нему сопроводительное письмо. Такой жест обращает внимание на потенциального работника, заставляет уделить его кандидатуре чуть больше времени. Кроме этого, даже через письмо сотрудник по подбору персонала знакомится с вами, анализирует манеру общения. Рассмотрите подробно, как лучше написать сопроводительное письмо, и попробуйте сделать это самостоятельно.
Форма написания такого письма – свободная, то есть, здесь нет жестких рамок по оформлению и состава текста. Для некоторых людей такой факт является только плюсом: это возможность проявить себя и свою фантазию, но другим такие хлопоты в тягость, особенно если профессия никак не связана с текстом и творчеством.Начните с выбора способа подачи резюме и письма: в электронной форме или письменной. Если вам доступны оба, то лучше написать письмо электронно – так будет аккуратнее. Создайте для письма отдельный документ и приступайте к нему только после составления резюме.
Вступить следует лаконично, обратившись к соискателю по имени и отчеству, которые указаны в объявлении, если таких данных нет, то ограничьтесь приветствием.Приветствие пишется на отдельной строке, после чего ставится точка, запятая или восклицательный знак и текст пишется уже со следующей строки.
Не лишним будет и указать источник, из которого вы узнали о вакансии:
Конечно же, не забывайте о пунктуации и орфографии.
Обязательно добавьте, что прилагаете свое резюме с более детальной информацией, где всё указано подробно.
Подпись со своим именем обязательно нужно ставить, если вы не представились вначале письма:
Подпись ставится на отдельной строчке. Если вы уже указывали свои данные, то просто напишите заключающее предложение под всем текстом.
Обычно сопроводительные письма необходимы для соискателей, претендующих на управленческие должности среднего или высокого уровня, также сопроводительное письмо к резюме необходимо для трудоустройства в иностранную компанию. Поэтому тем, кто претендует на подобного рода должности, необходимо знать, как написать сопроводительное письмо работодателю.
В странах Запада, где хорошо развит рынок труда, соискатели всегда присылают работодателю резюме с сопроводительным письмом. Российский трудовой рынок пока недостаточно развит, отсюда и разное отношение к сопроводительным письмам у разных компаний.
До недавнего времени российские соискатели вакансий приносили работодателю свое резюме в только бумажном виде. Когда менеджеры по персоналу получали целую стопку подобных резюме, им надо было их рассмотреть каждую кандидатуру, а это занимало не мало времени, поэтому о сопроводительных письмах, как о дополнительных бумажных документах, речь вообще не шла.
Но в наши дни произошло широкое развитие компьютерных технологий, и соискатели в основном откликаются на размещенную работодателем вакансию в электронном виде. Поэтому сопроводительное письмо к резюме, состоящее из 2- абзацев, не составит проблемы для менеджеров по подбору персонала.
В резюме обычно отражается информация об образовании, опыте работы, профессиональных навыках человека, ищущего работу.
Сопроводительное письмо –это дополнительная информация о соискателе, которую он добавляет к резюме при отклике на вакансию, предложенную работодателем. Иногда работодатели сначала читают сопроводительное письмо, а потом уже просматривают резюме.
Часто соискатели не придают значения сопроводительному письму и считают это лишним, ведь все основные данные указаны в резюме. Но это совершенно неправильно, из-за такого подхода человек может не получить желаемую должность.
Часто менеджеры по подбору персонала, прочитав плохо составленное сопроводительное письмо, даже не читают резюме кандидата. Некоторые работники кадровых служб вообще не рассматривают резюме без сопроводительной информации.
Если человек, ищущий работу, сопроводит свое резюме дополнительной информацией, это говорит о том, что он знаком с принятыми в компаниях бизнес-стандартами. Также существуют следующие преимущества для соискателя от сопроводительного письма:
Важно! Любая фирма возьмет прежде всего на работу человека, который заинтересован ее развитием и продвижением, а не просто высококвалифицированного специалиста. Доказать, что вы именно тот работник, который поможет развитию и росту компании, мы как раз можете в сопроводительном письме к резюме.
Многие не знают точно, что надо писать в сопроводительном письме к резюме. Часто специалисты по подбору персонала встречают следующую информацию в сопровождении к резюме потенциального кандидата:
В сопроводительном письме кадровые менеджеры чтобы взять на работу именно вас, должны увидеть ответы на следующие вопросы:
Сопроводительное письмо представляет собой документ, и поэтому оно должно отвечать определенным требованием, принятым в деловом письме.
Обычно кадровые менеджеры, знающие правила составления сопроводительного письма, оценят, если сопроводительная информация написана согласно следующим правилам:
Часто в дополнительной информации к резюме кадровые менеджеры выявляют следующие недостатки:
Что не следует писать в сопроводительном письме к резюме:
| Следует избегать формулировок | Правильное написание |
| Надеемся на дальнейшую встречу | Надеемся на дальнейшее сотрудничество |
| Приветствуем вас | Уважаемый Петр Иванович |
| В ответ на ваше необоснованное требование | Ответ на требование от 15.05.2018 №CA45663 02 |
| Полагаю, ваша оценка была весьма безграмотной | Направляем ответное письмо с подтверждением качества |
| Ваши сотрудники не компетентны | Прошу пересмотреть нашу встречу |
Сопроводительная информация обычно отправляется работодателю вместе с резюме. К общепринятым формальностям отправки сопроводительных писем относятся:
Некоторые советы по времени подачи сопроводительного письма :
Конечно же нам не обойдется и без примеров.
«Добрый день! (Если вы знаете кому направлено это письмо, то стоит обратиться по имени и отчеству) Меня заинтересовала Ваша вакансия, которую я нашел. Я обладаю следующими качествами (Тут нужно указать все качества, которыми вы владеете, на нашем сайте в статье о резюме есть наиболее подходящий набор качеств — ). Весьма благодарен уделенному мне времени. Мои контакты (указать необходимые контакты)»
«Здравствуйте! Интересует вакансия, опубликованная вашей компанией на сайте hh.ru. Мой стаж в роли юриста составляет более 10 лет. Мне бы хотелось вам предложить свой опыт в работе юристом. Я закончил университет (указать университет) с красным дипломом и сразу стал работать по должности, хорошо разбираюсь в юриспруденции и гражданском праве. Работал в компаниях (указать компании). Хорошая судебная практика, составлял исковые заявления, заявления в суд, адвокатские запросы. Хорошо владею офисными программами и компьютером. Среди личных качеств выделяю — стремление вникнуть в суть проблемы, усидчивость.
Буду благодарен за приглашение на собеседование»
«Уважаемый Петр Васильевич! Я внимательно изучил вакансию вашей компании на сайте hh.ru на должность менеджера, уверен, что полностью вам подхожу по требованиям для этой должности. Закончил университет по специальности (указать специальность). Работал в должности менеджера 12 лет, есть большой навык по управлению людьми, хороший там менеджмент, ведение крупной базы данных клиентов, занимался консультированием больших предприятий по менеджменту. Владение офисными программами на должном уровне.
Признателен за рассмотрение моего резюме, надеюсь на дальнейшее сотрудничество. Готов прийти на собеседование в любое время.»
«Здравствуйте! Я ознакомилась с вашим резюме на должность бухгалтера. Уверена, что моя квалификация полностью вас устроит. Имею профессиональное высшее образование по специальности «Бухгалтерский учет». Стаж работы 15 лет. Большой опыт владения программой «1с Бухгалтерия», есть опыт ведения первичной документации. Ведение бухгалтерии строго законодательству. Более подробную информацию можно узнать в моем резюме. С уважение Галина Петровна. Надеюсь на дальнейшее сотрудничество. «
Итог: если вы составили по всем правилам и отправили сопроводительное письмо работодателю, то это еще не является гарантией того, что вы точно получите данную должность, но оно значительно увеличивает ваши шансы на успех.
Отправляя резюме на вакансию, вы предоставляете работодателю все ваши профессиональные и личные качества, то чего сумели достичь, кратко описываете факты на пути профессионального роста. Эффективное резюме – залог успеха, и это знает каждый. Но как привлечь внимание менеджера по подбору персонала компании ещё до того, как он откроет вашу анкету соискателя? Для этого вам понадобиться написать сопроводительное письмо!
Наличие сопроводительного письма к резюме свидетельствует о серьезности ваших намерений, а рекрутер, у которого всегда много работы и мало времени, сможет оценить вашу попытку сэкономить ему минутку.
Сопроводительные письма не очень распространены на территориях стран постсоветского пространства, и многие соискатели считают, что его составление является пустой тратой времени, что есть ошибочным. Для вас – это шанс выделится среди других кандидатов, так что стоит подойти к отправляемому тексту со всей серьёзностью.
Сопроводительное письмо к резюме должно быть четким и лаконичным, без размытых фраз и лишнего пафоса, просто краткое изложение информации о вас, и вашем желании получить именно эту работу. Кроме этого, здесь вы можете указать то, что в резюме упускается или является некорректным для указания, например, причины смены работы или возможно длительной паузы в трудовой деятельности.
Письмо должно иметь последовательную структуру. Начинайте с приветствия, простого «здравствуйте» или «добрый день» вполне достаточно, а вот если вам известно имя работодателя или человека, который занимается подбором персонала и будет рассматривать ваше резюме, то обязательно обратитесь в приветствии по имени-отчеству.
Дальше кратко изложите для чего отправили письмо, то есть ту цель, с которой вы посылаете резюме. Также принято указывать источник получения информации о вакансии, например, по объявлению в газете «Труд», или на джобовском сайте.
Теперь переходим к сути. В нескольких предложениях изложите кто вы и почему хотите работать в этой компании. Учтите, что не нужно пересказывать ваше резюме, достаточно изъять из него самое главное – то, что сможет отличить вас от других кандидатов, привлечь внимание к своей персоне. Как правило, это краткое описание профессиональных навыков, достижений и опыта работы. Избегайте размытых фраз и общепринятых выражений типа «я профессиональный специалист», «легко обучаемый», такое пишется во многих сопроводительных письмах, поэтому на такие шаблонные фразы работодатели не обращают внимания, а вы никак не сможете произвести впечатление.
Обязательно напишите, что к письму прилагается резюме.
В конце письма не забудьте указать, что в случае, если вашей кандидатурой заинтересуются, вы готовы приехать на собеседование и ответить на все возникшие вопросы. Также оставьте контактную информацию – номер телефона и электронный адрес.
Хорошим завершающим штрихом будет фраза «спасибо за внимание» или «удачного дня».
Добрый день!
Меня зовут Александр Иванов. Я бы хотел участвовать в конкурсе на вакансию «Юрист», опубликованную на сайте хор-тор.ru.
Мой опыт работы в юриспруденции составляет 3 года. Помимо этого, во время учёбы в институте я подрабатывал консультантом в «Юридической клинике». Имею навыки проведения переговоров, составление договоров, исков, ведения судебных дел. На данный момент работаю юристом в юридической фирме «ФОРЕКС», хочу сменить место работы в связи с её скорым закрытием.
Мое резюме приложено к данному письму, в нём вы можете более подробно ознакомиться с моей кандидатурой.
Если Вас заинтересует, вы можете связаться со мной по телефону 7-000-00-00-000
Спасибо за внимание!
Здравствуйте, Ирина Николаевна!
Меня заинтересовала вакансия на должность «Менеджер по продажам», которая была опубликована в газете «Рабочая неделя».
У меня есть большой опыт работы в торговле — более 5 лет. Занимала должности мерчендайзера, торгового представителя, менеджера по закупке. В процессе работы мне удалось добиться многих достижений. В настоящее время в связи с переездом в город Харьков ищу работу и меня заинтересовала вакансия в вашей компании.
Прилагаю к данному письму свое резюме и рекомендательные письма с предыдущих мест работы.
Если вас заинтересует моя кандидатура, то вы сможете связаться со мной по телефону 8-000-00-000, или пришлите ваш ответ на мою электронную почту [email protected]
Удачного дня!
Здравствуйте!
На сайте rabota-ufa.ru размещена ваша вакансия на должность бухгалтера. Скажите, пожалуйста, вакансия еще актуальна?
Сейчас я ищу работу ближе к своему новому месту жительства. За моими плечами больше 10 лет опыта работы на должности бухгалтера. Последние 3 года я проработал главным бухгалтером сети строительных магазинов “Болт”. У меня есть опыт управления персоналом, и я отлично владею ПК и всеми сопутствующими программами в области бухгалтерии, среди которых: «1С-Бухгалтерия», Клиент-банк, Парус-Предприятие и т.д.
Более подробно вы можете познакомиться с моей кандидатурой, прочитав мое резюме, которое находится во вложении.
Жду вашего ответа, хорошего вам дня!
Добрый день!
Я заинтересована в получении должности секретаря. Мне 26 лет, имею диплом специалиста по специальности «лингвист». Мой опыт работы на должности секретаря составляет чуть больше 3 лет. Помимо грамотного русского, я хорошо владею английским и французским языками. Я уверенный пользователь ПК (заканчивала дополнительные курсы) и умею работать с офисной техникой. Готова к ненормированному графику работы.
Мое полное резюме с фотографией прикреплено к письму.
Спасибо за внимание!
Здравствуйте!
Я нашел ваше объявление на сайте rabota.com. В описании к вакансии на должность помощника бухгалтера указано, что нужно иметь опыт работы от одного года. К сожалению опыта работы у меня нет, но есть диплом специалиста по специальности «экономист», знания полученные во время учебы и прохождения производственной практики в компании «Кодак+» на должности помощника бухгалтера, а также огромное желание получить работу по специальности в вашей компании.Я целеустремленный, внимательный и ответственный. Уверено владею ПК и умею пользоваться офисной техникой. Есть навыки работы в специализированных программах по бухгалтерии. Кроме русского хорошо владею английским языком. Чтобы вы удостоверились в моих знаниях и навыках, готов пройти неоплачиваемую стажировку до 2 месяцев.
В прикрепленном файле, мое полное развернутое резюме. Жду вашего ответа.
Хорошего вам дня!
Пожалуйста, обратите внимание на то, что все представленные образцы сопроводительных писем к резюме, являются лишь рекомендациями того, как нужно составлять такого рода документы! Если вы не нашли подходящего примера, составьте свое письмо на основе нескольких готовых шаблонов. Удачи в поиске работы!
